Разбираемся с доменной почтой

Для каждого интернет-ресурса в наличии уникальное доменное имя, по которому заинтересованные посетители находят в сети Интернет. Компании, которые стремятся повысить престиж и репутацию, используют доменное имя в качестве основы для корпоративной (доменной) почты. Ведь солидно выглядит, если организация рассылает электронные письма не с обезличенного directorexample@yandex.ru, а с адреса example@company.ru.

Соответствие адреса в email и доменном имени интернет-ресурса компании показывает, что серьезно относитесь к ведению бизнеса и развиваете взаимодействие с клиентами и партнерами.

Термины и определения

Доменная почта — это электронный почтовый ящик (email), который содержит название интернет-ресурса организации.

Пример: сайт myrmex.ru дает набор почтовых ящиков типа info@myrmex.ru.

Отдельно отметим, что доменная почта создается не только для компании, в этой роли выступают фамилия и имя, которые для некоторых — личный бренд. Пример: info@ivanivanov.ru.

Решаемые задачи

Используя вариант создания корпоративной почты для подразделений и сотрудников компании, достигают следующих целей:

• упрощение взаимодействия между сотрудниками и подразделениями;
• систематизация и облегчение управления потоками электронной почты внутри организации для администратора;
• рост узнаваемости бренда в электронных переписках и сообщениях;
• уменьшение частоты попадания корреспонденции компании в блок «Спам», которую отслеживают специализированные боты;
• организация отслеживания скорости и качества работы для деловых переписок «Сотрудник компании — Клиент».

Ограничения

Для доменной почты также в наличии ряд ограничений, которые действуют для стандартных почтовых ящиков, плюс вариации, в зависимости от выбранного тарифа поставщика услуг:

• электронное письмо с вложениями ограничено по объему 30 Мб;
• запрещена массовая рассылка — более 50 сообщений раз в 15 минут;
• количество адресатов в одном письме не более 50;
• отправка через SMTP-сервер только после авторизации по логину и паролю;
• соединение с сервисом почты для одного email с одного IP не более 7 и проч.

Механизм создания доменной почты

Опишем по шагам процесс создание доменной почты.

Покупка домена

Если в наличии интернет-ресурс, то доменное имя для компании приобретено. В этом случае обращаются к поставщику хостинг-услуг и заключают дополнительный договор на использование хостинга в почтовых целях.

Если домена нет, то приобретают и аналогично подключают услуги почты.

При заключении договора оговаривается срок использования, который при необходимости регулярно продлевается.

Поставщики почтовых хостинг-услуг предоставляют набор тарифов, которые различаются:

• количеством подключаемых почтовых ящиков;
• объемом пересылаемого и хранимого трафика;
• вариантами для массовых рассылок и проч.

Обратите внимание: значимые поставщики услуг по умолчанию подключают механизмы антиспама и стандартной противовирусной защиты.

Настройка домена

Поставщики хостинг услуг предоставляют клиентам Личный кабинет для управления. При регистрации почтового хостинга необходимо проверить, чтобы информация в Личном кабинете появилась. Если нет, то проведите подключение вручную.

Настройка списка почтовых ящиков

Когда подготовительный этап согласования завершен, начинают работы с сервисом почтового хостинга. Как правило, компании предоставляют ссылку и сервис для работы со списком почтовых ящиков.

При создании нового email-адреса по умолчанию проставляется доменное имя или показаны варианты, если администратор подключил ряд доменных имен.

Настройка домена почты

После создания главных почтовых ящиков переходят к настройке распределения и условий работы с почтой внутри почтового домена.

Рассматривают следующие параметры:

• Сбор электронных писем с иных email.
  Актуально в начале работы организации с механизмом доменной почты. Каждое электронное письмо на старый адрес компании по умолчанию будет переслано на почтовый ящик внутри новой иерархии.
• Фильтрация.
  Доменная почта организует общие механизмы фильтрации писем для подключенных почтовых ящиков. Например, письма с заданных адресов будут приниматься только конкретными email или отправляться в «Спам».
• Обработка писем на удаленных email.
  Крупные компании создают электронные почтовые ящики для каждого сотрудника или отдела. В ситуации, когда сотрудник уволен, отдел расформирован или переименован, клиенты не сразу узнают об этом. Для того чтобы избежать «переходного периода», когда письма теряются, проводят специализированную настройку. В качестве вариантов: такие послания игнорируют, пересылают на новые адреса или возвращают отправителю. Какой механизм подходит вам — решают в зависимости от конкретной ситуации.

Настройка email внутри доменной почты

Каждый почтовый ящик может как соответствовать общим настройкам доменной почты, так и вносить собственные ограничения или коррективы. Доступ по паролю, который изначально назначает администратор на этапе 3, а затем пользователь изменяет параметры по усмотрению.

Логин электронного почтового ящика иногда изменяют на «красивый» или короткий, если часто используется клиентами. Например, ivan.ivanov@company.ru заменяют на ivan@company.ru. Сотрудник продолжает работать с исходной электронной почтой, а клиентам проще запомнить новый вариант.

Также возможно объединение почтовых ящиков по группам, в зависимости от иерархии внутри компании или решаемых задач. Это подходит для массовых рассылок и облегчения взаимодействия внутри организации.

Резюме

Доменная почта — удобный и полезный механизм для компании, занимающейся ведением бизнеса с использованием сети Интернет. Используя доменное имя интернет-ресурса в почтовом адресе, повышаете узнаваемость и популярность, расширяете охват и распространенность, получаете вариант проведения массовых рассылок.

Интернет-агентство U-sl+Мирмекс поможет в настройке доменной почты, объяснит непонятное и наладит почтовую работу для процветания вашего бизнеса.